Cualquier negocio o empresa debe de guardar documentación importante, aunque pasen los años. En el caso del autónomo ocurre lo mismo y especialmente con las facturas, ya que a pesar de que estés dado de baja como autónomo o hayan pasado unos cuantos años, Hacienda puede pedirte en cualquier momento facturas o comprobantes de tu actividad. Entonces ¿Durante cuánto tiempo debes guardar tus facturas? ¿Qué tipo de facturas? ¿Cómo debes conservarlas? Te lo contamos.

 

Hay muchos tipos de facturas, empieza clasificando

Cualquier factura que tenga relación con la actividad económica y comercial de tu negocio son importantes. Como en cualquier empresa, tener un orden con la documentación facilitará su búsqueda en cualquier momento sin volvernos locos. Por eso, te aconsejamos que diferencies bien qué tipo de facturas tienes y las clasifiques. En cuanto a contabilidad, cualquier autónomo debe de tener tres libros contables en los que se diferencian los tipos de facturas.

 

  1. Registro de facturas emitidas: deben aparecer en forma de lista y en orden cronológico, todas las facturas que has emitido
  2. Registro de facturas recibidas: debes contabilizar todas las facturas que has recibido por compra de bienes o servicios necesarios para tu actividad
  3. Registros de bienes de inversión: registra todas las compras de bienes de inversión para tu negocio, que no serán consumidos en un único ejercicio económico. 

 

¿Durante cuánto tiempo debes guardar las facturas?

Una vez que ya conoces cómo clasificar y mantener un registro de las facturas, debes saber que el Código de Comercio indica que las facturas y justificantes se deben guardar durante 6 años como mínimo. Aunque nosotros te recomendamos, que si no te resulta un inconveniente, las guardes unos años más.

 

Cuidado con la forma de conservar tus facturas de autónomo

La conservación de documentos de un negocio puede suponer en algunas ocasiones un problema de espacio, ya sea porque la oficina no disponga de almacén para ello o porque tu oficina sea una habitación de casa. A esto, se le incrementa el hecho de que el volumen de ventas y compras se va incrementando con el paso de los años, algo que es importante para la viabilidad del negocio.

La Agencia Tributaria no exige una forma concreta para conservar las facturas. Se puede hacer tanto de forma física como digital, pero en el caso de que sean electrónicas, el autónomo se debe asegurar que sean legibles. Es decir, que todos los datos asociados, firma electrónica y elementos importantes para otorgar autenticidad a la factura, se vean claramente.

En el caso de que un autónomo tenga que conservar sus facturas fuera de España, la Agencia Tributaria recomienda hacerlo, únicamente, de forma electrónica, garantizando el acceso en línea y su carga remota si fuera necesario.

 

Todas estas condiciones van dirigidas para cualquier profesional que se acoja al régimen especial del IVA. Desde Altec Asesores somos conscientes de las dificultades de la conservación de facturas para un autónomo, por lo que si aún sigues teniendo dudas, pregúntanos.